Beneficios de los eventos virtuales, una alternativa que llegó para quedarse

La pandemia del coronavirus nos ha llevado a vivir una nueva normalidad. La mayoría de oficinas hoy se alojan en la nube, mientras que millones de actividades se realizan de forma remota. Esto ha dado lugar al nacimiento de una nueva tendencia con múltiples beneficios y que parece haber llegado para quedarse, incluso en un escenario posterior a la pandemia: Hablamos de los eventos virtuales.

Pese a un clima inicial de desconfianza, nos hemos convencido de que el éxito de un evento depende del compromiso de la organización y sus participantes. Y eso se puede lograr de forma presencial o a distancia.

A medida que los consumidores confían cada vez más en las nuevas tecnologías, es posible maximizar su nivel de compromiso y acercarlos al mundo digital. Los beneficios de los eventos virtuales no son pocos. Hoy puedes entablar vínculos comerciales, hacer pagos en línea, visitar stands o recibir asesoría en vivo, todo desde tu hogar y sin poner en riesgo tu salud.

¿Cuáles son los beneficios de organizar eventos virtuales?

Gracias a sus grandes beneficios, los eventos virtuales han dejado de ser la “segunda alternativa” de los organizadores de ferias, congresos o conferencias, para convertirse en una prioridad. Conoce a continuación algunas de sus ventajas:

Mayor número de participantes: Mientras que las actividades presenciales están sujetas a un aforo limitado y desplazamientos que no todos están dispuestos a hacer, los eventos virtuales eliminan por completo cualquier barrera geográfica, por lo que los niveles de asistencia pueden ser más altos. 

Menor presupuesto: Organizar un congreso, una feria o una cumbre internacional genera costos. ¡Y vaya costos! Desde los viajes de los invitados, pagos al personal, alquiler de local, alojamiento, alimentación, catering y más. Gracias a los beneficios de los eventos virtuales, puedes prescindir de estos gastos y reasignar el presupuesto en una mejor plataforma virtual para garantizar un alto rendimiento.

Aumenta la eficacia: En un evento en persona, cada asistente debe dividir su tiempo en registrarse, acudir a talleres, escuchar ponencias, interactuar, comer, entre otras tareas, dejando pasar oportunidades clave de negocios. En un evento virtual, el escenario cambia drásticamente, ya que puedes ver con quiénes compartes intereses y acceder a sus datos de contacto. 

Facilita el registro de asistentes: Salvo que se trate de un congreso con entradas o invitaciones de por medio, es difícil que en un evento tradicional puedas recopilar todos los datos de contacto de los participantes. En cambio, a nivel virtual solo basta escanear un código QR para saber el nombre, e-mail, teléfono de cada asistente, lo que les convierte en clientes potenciales.

Ahorro de tiempo: Probablemente la tarea más tediosa al momento de organizar un evento virtual sea la elección de la plataforma. El proceso restante suele ser bastante sencillo, y particularmente rápido. Dado que todo sucede en línea, se requiere un menor tiempo de promoción, de registro, de instalaciones, entre otros detalles. Y lo mejor es que este es un beneficio que comparten administradores y asistentes.

Más fáciles de organizar: Al final del día, habrás tenido un mayor control sobre todos los detalles de tu evento virtual, ya que su organización es más sencilla. Si lo piensas, ya no necesitas acudir a muchos lugares, coordinar una amplia logística ni capacitar al personal. En vez de ello, podrás concentrarte en ofrecer a los asistentes todas las herramientas digitales necesarias para que su experiencia sea perfecta.